10 критериев, как выбрать офис в аренду
Неправильный выбор офиса может отразиться не только на неудобстве рабочего процесса, а значит и производительности сотрудников, но и дажена доходности компании. Как избежать дорогостоящих ошибок и правильно выбрать офис? На какие характеристики обращать внимание? Собрали для вас несколько советов от экспертов с 20-летним стажем.
1. Правильный выбор планировки офиса
Многие считают, что формат «open-space» подходит для любой компании. Однако это не всегда так. Для IT-компаний, чей численный состав постоянно меняется, это может быть верно. Но для компаний с устоявшимся штатом сотрудников, которым нужна стабильность рабочего процесса, «open-space» может привести к дополнительным затратам на установку перегородок. В этом случае стоит обратить внимание на офисы с смешанной планировкой, где часть пространства выделена под кабинеты, а остальная часть остается открытой для трансформации.
2. Вентиляция
Наибольшее количество жалоб от арендаторов, может поступить на вентиляцию. Большинство бизнес-центров оснащены центральными системами кондиционирования, но арендаторы все равно жалуются на недостаток свежего воздуха. И действительно, какой-бы внутренняя / внешняя отделка бизнес-центра не была уникальной, зоны общего пользования удобными, а функциональное оснащение современным, но если уже через несколько часов после начала рабочего дня сотрудники начинают испытывать явный дискомфорт, то о какой производительности труда можно говорить? В числе причин жалоб на вентиляцию может быть и как недостаток мощности, так и периодическое намеренное ее отключение в целях экономии. При этом никакую вентиляцию и поддержание климата не сможет заменить свежий естественный воздух, поэтому очень важно при выборе офиса обращать внимание на возможность открытия окон.
3. Местоположение
Сегодня многие компании подбирают офис исходя из места проживания руководства. Но мы рекомендуем искать офис, который будет удобен для всех сотрудников. Это снижает вероятность опозданий и сокращает время перемещения по городу в течение рабочего дня, что априори оптимизирует рабочий процесс. Некоторые факторы, которые кажутся очевидными при выборе офиса, часто игнорируются или откладываются в сторону, уступая место впечатляющим входным зонам и холлам бизнес-центров. Безусловно, важно, чтобы бизнес-центр подчеркивал статус вашей компании, но это не должно отражаться на комфорте сотрудников, чтобы они могли работать на полную мощность. В конце концов, именно от этого зависят стабильность и темпы развития вашей компании.
4. Количество санузлов на этаже
Если их недостаточно, то это вызовет недовольство сотрудников. Поэтому необходимо обеспечить хотя минимальное их количество - это 2 санузла (один мужской, один женский) на каждые 400 кв. м. этажа. Учитывайте, что каждый санузел должен быть предназначен не меньше чем на 2 человек.
5. Количество лифтов
При их нехватке сотрудники столкнутся с проблемой в часы пик, что безусловно отразиться на качестве их работы. Поэтому для сокращения времени ожидания лифта в бизнес-центре должно быть минимально 1 лифт на 4 этажа, если площадь этажа не превышает 1000 кв. м.
6. Наличие системы контроля доступа и видеонаблюдение
Ваш офис - это ваша крепость и никто посторонний не должен сюда попасть без вашего желания. Контроль доступа может быть разным: от рецепциониста на входе до чип-ключа при входе в каждый офис. Опыт показывает, что турникеты на входе в бизнес-центр не всегда являются самым эффективным решением. Контроль доступа с помощью чип-ключей при входе на определенный этаж, в офисный блок или кабинет, оказывается более действенным. В наше время видеонаблюдение в общественных местах и вокруг периметра бизнес-центра становится все более обязательным элементом безопасности.
7. Закрепленные машиноместа бесплатно
Некоторые могут считать это незначительным, но это приятный бонус, когда не нужно кружить вокруг бизнес-центра в поисках парковочного места даже на полчас. Современные деловые практики предусматривают предоставление одного бесплатного парковочного места на каждые 100 кв.м. арендуемого офисного пространства.
8. Величина эксплуатационных платежей
Это может значительно увеличить стоимость вашей аренды. Иногда такой вид затрат включается в арендную ставку, но зачастую они идут уже сверх это суммы. Эксплуатационные расходы распределяются между всеми арендатора, стандартной для них ставкой считается 2 EUR/кв. м. с НДС. Они идут на обслуживание бизнес-центра, например, чистка фасадов, уборка, мойка окон и т.д., а также на поддержание инженерных коммуникаций (вентиляция, кондиционирование, видеонаблюдение и др.) в работоспособном состоянии. Кроме эксплуатационных платежей, при аренде офиса нужно еще закладывать бюджет на коммунальные расходы (вода, электричество, отопление и т.д.), которые каждый арендатор оплачивается отдельно.
9. Поиск офиса
На этом вы можете потерять не только время, но и деньги, если будете выбирать исходя из принципа «хоть что-нибудь, но побыстрее». Сегодня поиск действительно подходящего для вас офиса может растянуться на несколько месяцев. Все потому, что сейчас предлагается достаточно большое количество вариантов в аренду: дорогие и не очень, различные по метражу и формату, с разнообразными вариантами ремонта и т.д. Причем не всегда собственник готов будет торговаться с вами по ставке и по конкретным «нюансам» аренды понравившегося вам объекта, к этому надо быть готовым.
10. Условия аренды
Понимание условий аренды, включая стоимость, срок аренды, условия расторжения договора и другие детали, является ключевым при выборе офиса.
Если с каким-либо пунктом у вас возникают сложности - это повод обратиться к тем, кто в этом крутится много лет! Кликнув по ссылке для вас будет составлен индивидуальный список вариантов офисов на любой вкус и цвет, достаточно ответить на несколько вопросов и ваша компания станет счастливым обладателем офиса, который точно подходит под наши нужды. Сомневаетесь? Проверьте, все это не потребует от вас никаких финансовых затрат!
